档案托管服务

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（一）接待

  1、客户参观库房，客服专员接收信息。

  2、客服专员联系客户并排参观时间及接待人员。

  3、又客服人员和库房人员陪同参观，并介绍仓库的基本情况。

二）移库

  1、客服人员接受移库要求，交接给项目人员。

  2、又项目人员实地考察，与客户确定移交方案

  3、项目人员按照移交方案进行移交并填写移交单（如图）

  4、针对于不需整理或者需要在立鼎整理的档案，系统客服专员根据档案数量派遣合适的车型去客户现场进行 档案移交。并提前沟通安排停车事宜

  5、运输

（三）档案整理

1、客户提出整理档案的需求，项目专员根据客户档案类别以及客户需求制定整理方案。

2、项目专员布置整理计划，实施该项目的整理工作并填写整理清单（如图）。

3、客户对项目成果进行验收。

（四）库房的日常安全管理

1  库房的日常管理

3   门禁管理

1）  门禁卡必须由库房人员合理保管，确定保证其保管、使用、交接等全过程安全。门禁卡由库房主管留一张予以备用，做到门禁卡保管使用无安全隐患。

2）  出入库房施行双人负责制。由一人持卡，一人持钥匙方可进入档案库，卡和钥匙分开保管。所有门禁卡接收、交接、使用等都要登记造册，明确责任人。如非库房管理人员应进行访客管理登记。

3）  不得将门禁卡或钥匙乱放，不得带出库区外且上锁保管，以防丢失或被复制。不得随意借给他人使用。

4  访客管理规定

1）  来访人员进入库区时应登记《来访人员入库登记表》，并由陪同人员签字。

2）  来访人员个人物品需存放储存柜内。

3）  来访人员不得携带摄像设备进入库区，如工作需要须向库区主管申请并说明摄像区域，同意后由专人陪同。

5   盘点

智能盘点系统运行在 RFID 手持机上，实现档案的顺架、盘点、倒架、查找等工作。在 RFID 智能档案管理系统中，档案位置管理的最小单位为货架的一格，每一格上粘贴一个RFID层架标签，系统为每一层进行顺序编码，RFID层架标签上打印该编码内容，以方便工作人员查看。当档案放到货架的某一格时，需要将RFID档案标签与 RFID层架标签的关联。系统在顺架、 盘点、倒架等工作时，需要通过手持机读取 RFID 层架标签与 RFID 档案标签，再实现相应的业务处理。使用手持机扫描 RFID 档案标签时，馆员不需要将档案移出或打开，只需要将手持机靠近档案实物，即可完成标签数据的读取。一格63份档案的扫描可以 5 秒内完成，读取过程快速、准确。 系统一般通过 WIFI 无线网络直接与RFID数据库服务器通讯。但当无线网络无法全覆盖时，可使用我司专门开发的“离线工作”模式，即馆员在库房中使用RFID智能盘点车时，不通过网络与RFID数据库服务器通讯，在工作完成后，只需要在设备的TCP/IP接口插入网线，系统自动判断网络状态，并自动上传数据。同时，当RFID数据库数据有更新（如新加工的档案、档案状态有变更等），也将自动下载新数据。

6    档案工作应急预案

1）危险源与风险分析

2）事故监控、预警及报告机制

3）应急响应

4）信息发布

5）后期处置

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