托管流程服务

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(一)接待

  1、客户参观库房,客服专员接收信息。

  2、客服专员联系客户并排参观时间及接待人员。

  3、又客服人员和库房人员陪同参观,并介绍仓库的基本情况。

二)移库

  1、客服人员接受移库要求,交接给项目人员。

  2、又项目人员实地考察,与客户确定移交方案

  3、项目人员按照移交方案进行移交并填写移交单(如图)

  4、针对于不需整理或者需要在立鼎整理的档案,系统客服专员根据档案数量派遣合适的车型去客户现场进行 档案移交。并提前沟通安排停车事宜

  5、运         输

?档案接收专员与客户办理完档案移交手续后,将档案装车。
?装车过程中,档案不得直接放置在地板上;搬运过程中。不得将档案倒置,如有档案箱破损的情况,需粘贴完整后方可装车。
?档案全部装车后,需在车辆封口处贴专用封条或者上锁扣记录锁扣号码,并进入封闭运输环节。
?运输途中,档案接收专员需全程押运,保证车辆及档案安全。
?档案安全送达立鼎后,档案接收专员、库方专员同时开锁档案运输车辆并进行档案卸车。
?档案卸车时保证档案封口朝上,档案箱完整,并逐箱放置周转托盘上,码放整齐。
?档案接收数量与交接单数量确认无误后上架。

(三)档案整理

1、客户提出整理档案的需求,项目专员根据客户档案类别以及客户需求制定整理方案。

2、项目专员布置整理计划,实施该项目的整理工作并填写整理清单(如图)。

3、客户对项目成果进行验收。

(四)库房的日常安全管理

1  库房的日常管理

?1)定期对库房进行安全检查,并做档案安全检查情况记录?!兜蛋缚夥堪踩觳榧锹急怼?
?2)定期对库房的温湿度及档案箱的情况进行检查,并记录成表。
?3)库房定期清扫,保持卫生。档案文件箱及时上架,不随意堆放。
?4)档案入库、出库交接有登记、清点。
?5)发现档案有损坏或异常现象,要及时查明原因,设法采取补救措施。

3   门禁管理

1)  门禁卡必须由库房人员合理保管,确定保证其保管、使用、交接等全过程安全。门禁卡由库房主管留一张予以备用,做到门禁卡保管使用无安全隐患。

2)  出入库房施行双人负责制。由一人持卡,一人持钥匙方可进入档案库,卡和钥匙分开保管。所有门禁卡接收、交接、使用等都要登记造册,明确责任人。如非库房管理人员应进行访客管理登记。

3)  不得将门禁卡或钥匙乱放,不得带出库区外且上锁保管,以防丢失或被复制。不得随意借给他人使用。

4  访客管理规定

1)  来访人员进入库区时应登记《来访人员入库登记表》,并由陪同人员签字。

2)  来访人员个人物品需存放储存柜内。

3)  来访人员不得携带摄像设备进入库区,如工作需要须向库区主管申请并说明摄像区域,同意后由专人陪同。

5   盘  点

智能盘点系统运行在 RFID 手持机上,实现档案的顺架、盘点、倒架、查找等工作。在 RFID 智能档案管理系统中,档案位置管理的最小单位为货架的一格,每一格上粘贴一个RFID层架标签,系统为每一层进行顺序编码,RFID层架标签上打印该编码内容,以方便工作人员查看。当档案放到货架的某一格时,需要将RFID档案标签与 RFID层架标签的关联。系统在顺架、 盘点、倒架等工作时,需要通过手持机读取 RFID 层架标签与 RFID 档案标签,再实现相应的业务处理。使用手持机扫描 RFID 档案标签时,馆员不需要将档案移出或打开,只需要将手持机靠近档案实物,即可完成标签数据的读取。一格63份档案的扫描可以 5 秒内完成,读取过程快速、准确。 系统一般通过 WIFI 无线网络直接与RFID数据库服务器通讯。但当无线网络无法全覆盖时,可使用我司专门开发的“离线工作”模式,即馆员在库房中使用RFID智能盘点车时,不通过网络与RFID数据库服务器通讯,在工作完成后,只需要在设备的TCP/IP接口插入网线,系统自动判断网络状态,并自动上传数据。同时,当RFID数据库数据有更新(如新加工的档案、档案状态有变更等),也将自动下载新数据。

6    档案工作应急预案

1)危险源与风险分析

2)事故监控、预警及报告机制

3)应急响应

4)信息发布

5)后期处置


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